Guía Actividades Capítulos Estudiantiles 2023
ATENCION:Debido a un cambio administrativo a partir de septiembre de 2023 el periodo de actividadanual para CE-SMMater será del día 1 de septiembre 2023 al 30 de agosto 2024. Por lo quepara este primer semestre 2023 y hasta el congreso IMRC-2023 se mantiene la estructura deCE actual, los comités ejecutivos y miembros activos se mantienen.
A continuación se describen las actividades a desarrollar durante el primer semestre 2023:Solo en caso de que su CE requiera actualizar o registrar un nuevo comité ejecutivo:
1.- Actualización de comité ejecutivo:•Fecha límite 20 de diciembre, adjunto a esta minuta se estará enviando el documento“01-Formato Cambio Comité Ejecutivo Cap Estudiantiles”Si desea afiliar nuevos miembros al capítulo estudiantil utilice el Formato 02, losnuevos miembros no realizaran pago de inscripción durante el primer semestre 2023.
2.- Registro de miembros periodo 2023:•Fecha límite 30 de enero, el comité ejecutivo del capítulo enviara el “02-Formato deregistro de miembros de capítulos estudiantiles”. Adicionalmente se requiere de undocumento en formato PDF que contenga las credenciales o comprobantes deinscripción de cada uno de los integrantes.
3.- Membresías supervisores 2023:
•Fecha límite 30 julio 2023, los supervisores de capítulos estudiantiles que asistirán alcongreso IMRC-2023 no pagarán el concepto de membresía anual, ya que el pago departicipación en IMRC incluye la membresía anual de la SMMater y de la MaterialsResearch Society (MRS). Para hacer valida esta cláusula, deberán enviar elcomprobante de pago al congreso IMRC a más tardar el 30 de julio de 2023.
En caso de no asistir al IMRC, el supervisor deberá cubrir la cuota de $1,500 y enviarsu comprobante de pago junto con el “03-Formato de solicitud de factura” para solicitarsu CDFI al correo: capitulo.smm@mrs-mexico.org.mx
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4.- Cambio nombre de los simposios locales:•A partir del año 2022, se modificó el nombre de los simposios locales que organizacada capítulo estudiantil, los términos de simposio ó coloquio se modifican a“Congreso Estatal”, ejemplo: “Congreso Estatal de Ciencia e Ingeniería 2023”.
En casode existir más de un capítulo estudiantil en un estado de la república, se asignaránregiones: Congreso estatal R1, Congreso estatal R2, etc.
5.- Fecha límite para realizar congreso estatal:
•Fecha límite 31 mayo 2023
6.- Solicitud de apoyo económico – congreso estatal
•Fecha límite para solicitar el apoyo es 10 días hábiles antes del inicio del congresoestatal. Los miembros del comité deberán enviar el “04-Formato de solicitud de apoyoeconómico”, el cual contiene información sobre los rubros para los cuales se puedesolicitar apoyo económico. La SMMater aportará un monto de hasta $12,000.00 pesospara apoyar la realización del simposio estatal. Dicha aprobación de solicitud será aprobada, rechazada o se solicitará su modificación en función cumplir con los rubrospermitidos e indicados en el ANEXO 1 al final de este documento.
7.- Condiciones para participar en el concurso de poster de congreso estatal.•El participante debe estar previamente inscrito al IMRC para participar en el concursode poster de congreso estatal. Los participantes solo pueden participar en concurso deposter de su propio capitulo estudiantil. Se seleccionarán los mejores trabajos deacuerdo al comité de evaluación establecido por el Capítulo Estudiantil:
✓1 ganador para capítulos con un número de integrantes mínimo de 8estudiantes y hasta 50 estudiantes.
✓ 2 ganadores para capítulos con un número de integrantes mínimo de 51estudiantes y hasta 100 estudiantes.
✓ 3 ganadores para capítulos con un número de integrantes mínimo de 101estudiantes y hasta 150 estudiantes.
Los estudiantes autores de los trabajos que resulten seleccionados recibirán apoyo de laSMMater para presentar su trabajo en el siguiente International Materials Research Congress(IMRC) en Cancún, Q. Roo. El apoyo consiste en transporte aéreo, hospedaje en hotel sedey condonación de pago de inscripción.
8.- Comprobación de gastos
•Enviar el compilado de facturas correctas a más tardar el día 25 del mes en curso enel cual se realizaron compras con recursos provenientes de la SMMater. Dichacompilación de facturas deberá de venir acompañado del “05-Formato de gastos”.
Cuando ustedes compran alguna mercancía o servicio les van a solicitar:
✓ Razón social
✓ Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
✓ Dirección con código postal (es opcional, ya no es obligatoria)
✓ Correo electrónico de envío
✓ Uso del CFDI: G03 = gastos en general
✓ Método de pago: PUE= en una sola exhibición
IMPORTANTE: la única manera en que podemos aceptar o elegir un método depago PPD = Por definir es cuando nos están dando crédito para pagar lascosas que estamos comprando y posteriormente a que se realice el pagodebemos de pedir nuestro Complemento de Pago donde indique que la facturafue ya pagada en su totalidad y ahí se especificará la forma en que sepagó. Forma de pago (efectivo, tarjeta de crédito, débito, cheque, transferencia,etc. es según se esté pagado).
Estos datos se encuentran en la siguiente cedula fiscal:
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9.- Uso de logos de la SMMater en redes sociales de capítulos y actualización de SMM aSMMater
•La Sociedad Mexicana de Materiales A.C, el congreso International MaterialsResearch Congress, abreviaciones SMMater, IMRC, así como logos de estos sonmarcas registradas. De este modo, se les solicita a todos los capítulos estudiantilesque en caso de querer utilizar alguno de estos para fines de difusión a través decorreos electrónicos o redes sociales, dichos anuncios, publicaciones, videos, etc.,deberán ser enviados previamente a al SMMater para solicitar la autorización de usode alguno de estos nombres y/o logos.
10.- El reporte final de actividades de CE-2023 se tendrá que enviar la cuarta semana deagosto del 2023 a través del envío del formato 06 – Formato Informe Final CE, enviar enformato WORD, fecha límite de entrega el 30 de agosto 2023.
ANEXO 1
Rubros financiables:
▪109 Arrendamiento de vehículos y equipo - Vehículos para transportar estudiantes yponentes.
▪ 310 Cuotas de inscripción - Inscripciones para estudiantes al evento.
▪ 329 Publicaciones, ediciones e impresiones - Programa del Proyecto, Edición ypublicación de: memorias del evento donde se reflejen los resultados del Proyecto,impresión de trípticos, carteles, posters, mamparas constancias de participación de losponentes y asistentes, impresión de material propio de la propuesta, preferentementede manera electrónica.
▪ 336 Pasajes y Viáticos - Transporte terrestre y aéreo, casetas, gasolina, hospedaje yalimentación dentro del territorio nacional para ponentes y estudiantes seleccionados/as para participar en el Proyecto. Con mayor prioridad paraestudiantes. Las comprobaciones de gastos relativos a viáticos deberán estarestrictamente vinculados a los itinerarios de los viajes y deberán considerar lanormatividad aplicable por la institución.
▪ 493 Ediciones e impresiones - Para la edición e impresión de revistas y boletinescientíficos, preferentemente de manera electrónica - En caso de indicar comoproductos revistas y boletines científicos, deberán considerar que se tienen queentregar al 30 de noviembre del año en que se otorgó el apoyo, en caso de seraprobado.
▪ 547 Arrendamiento de Equipo - Renta de equipo de cómputo, audio, video, mobiliario(sillas, mesas, carpas, mamparas y estructuras para banners).
Gastos NO elegibles:
▪ Sueldos y Salarios.
▪ Honorarios de servicios profesionales (pago a ponentes y de apoyo administrativo).
▪ Registro de patentes y propiedad intelectual.
▪ Compra de Libros.
▪ Compra de mobiliario, equipo de cómputo, de laboratorio, de video o fotográfico.
▪ Eventos de gala.
▪ Papelería (consumibles de papelería).
▪ Arreglos florales.
▪ Artículos, materiales y útiles (gafetes, paquete de registro e inscripción de losparticipantes en el Proyecto).
▪ Kits de regalo a asistentes o ponentes del evento).
▪ Material para participantes (playeras, gorras, mochilas, cuadernos)
▪ Material o enseres para investigaciones de campo.
▪ Material o enseres eléctricos.
▪ Comisiones bancarias.
▪ Impuestos (Federales y Locales que deberá cubrir la institución, por cambio de boletosde avión).
▪ Propinas.
▪ Compra de alimentos, víveres, bebidas con contenido alcohólico y demás, realizadosen supermercados y/o tiendas de autoservicio.
▪ Coffe break y cattering.
▪ Diseño y alojamiento de páginas WEB.
▪ Pasajes, viáticos, casetas y gasolina, para los Responsables Técnico y Administrativo,Representante Legal, y organizadores del evento o personal staff.
▪ Mensajería de cualquier tipo.
▪ Pago Servicios (agua, luz, teléfono e internet).
▪ Servicios de reparaciones y obra civil.
▪ Servicios secretariales o administrativos.
▪ Pago al personal adscrito a la institución.
▪ Adquisición o arrendamiento de inmuebles.
▪Membresías a sociedades científicas.
▪ Equipo y gastos de telefonía fija o móvil.
▪ Todos aquellos que NO se mencionen en la descripción de los rubros elegibles.
Banco y cuenta para pago: Punto 3.
